JURNAL ILMIAH
Judul: Peranan Administrasi Perkantoran Dalam Meningkatkan Gairah Kerja
Judul: Peranan Administrasi Perkantoran Dalam Meningkatkan Gairah Kerja
Pada SLTP Negeri
PENDAHULUAN
Peranan kantor tidak hanya melayani dan memperlancar tugas-tugas rutin tetapi juga mampu melancarkan dan melayani tugas-tugas di bidang pembangunan. Pekerjaan kantor yang perlu diperhatikan adalah memberikan pelayanan baik terhadap atasan maupun terhadap masyarakat luas berpangkal pada adanya tertib administrasi.
Permasalahan yang dihadapi di bidang administrasi perkantoran seperti tata ruang, kearsipan, pelaporan, demikian juga penyediaan perabot kantor yang memadai, dimana semuanya perlu segera mendapat perhatian apabila kantor ini menghendaki adanya suatu administrasi perkantoran yang baik dan mampu melayani tugas-tugas pemerintahan dan pembangunan.
Rumusan Masalah
Berdasarkan pada pokok-pokok pikiran tersebut, penulis memfokuskan permasalahan administrasi perkantoran dalam perencanaan pada kantor SLTP Negeri 23 Makassar kemudian dirumuskan sebagai berikut:
1. Bagaimana peranan tata ruang dan suasana kerja pada kantor SLTP Negeri 23 Makassar?
2. Bagaimana pedoman-pedoman menyusun tata ruang kantor?
3. Faktor-faktor apa yang berhubungan dengan tata ruang kantor?
TINJAUAN PUSTAKA
Pengertian Peranan Administrasi Perkantoran
Peranan di dalam Ensiklopedia Amerika adalah suatu cara khusus yang berkelakuan tentang hubungan antara bagian-bagian tertentu dimana meskipun tidak selamanya berjalan dalam situasi pasti, namun kebanyakan terjadi diselesaikan secara perhitungan-perhitungan rasional dan merupakan suatu aktivitas yang sifatnya dinamis.
Pengertian administrasi dibedakan menjadi 2 (dua) cara yaitu :
1. Administrasi dalam arti sempit yaitu dari kata administratie yang berasal dari bahasa Belanda yang meliputi kegiatan cata mencatat, surat menyurat, pembukuan ringan dan sebagainya yang bersifat teknis ketata usahaan.
2. Adminsitrasi dalam ari luas dilihat dari 3 (tiga) sudut yaitu
a. Administrasi dalam arti proses yaitu segenap keseluruhan kegiatan penyelenggaraan yang berkesinambungan untuk mencapai usaha kerja sama,
b. Administrasi dalam arti fungsional
Adalah segala usaha kegiatan yang dijalankan dalam proses administrasi dan management untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan secara fungsional.
c. Administrasi dalam arti instansi (kelembagaan) adalah keseluruhan orang-orang baik secara perorangan maupun secara bersama-sama yang menjalankan kegiatan-kegiatan guna mencapai tujuan yang telah ditentukan.
Berdasarkan uraian tersebut, maka dapat disimpulkan bahwa pada dasarnya pengertian administrasi terdapat unsur-unsur : adanya dua orang manusia atau lebih yang dipersatukan dalam wadah yang disebut organisasi serta adanya tujuan yang dicapai.
Istilah administrasi dan manajemen makin lama makin banyak dipakai secara searti. Pengertian administrasi perkantoran dengan sendirinya meliputi pengertian yang tercakup dalam manajemen. Administrasi perkantoran ini dengan sendirinya meliputi pengertian manajemen karena manajemen merupakan suatu bahagian daripada administrasi.
Pengertian administrasi dengan sendirinya meliputi pengertian manajemen karena manajemen merupakan salah satu unsur administrasi yaitu unsur berupa rangkaian perbuatan, menggerakkan karyawan-karyawan dan menggerakkan segenap fasilitas kerja agar tujuan admibsitrasi yang bersangkutan benar-benar tercapai secara efektif dan efisien.
The Liang Gie, dalam bukunya Adminsitrasi Perkantoran Modern mengemukakan sebagai berikut:
“Office management merupakan suatu fungsi tertentu dalam setiap organisasi. Aktivitas yang mewujudkan fungsi office manajemen adalah perencanaan, pengorganisasian, penggerakkan, pengontrolan, tata penyelenggaraan, pengawasan dan pengaruh-pengaruhnya yang kesemuanya adalah pekerjaan kantor.
Menurut William Lefring dan Erwin Robinson, manajemen perkantoran adalah sebagai suatu fungsi adalah cabang dari seni dan ilmu mengenai manajemen yang bertalian dengan pelaksanaan pekerjaan kantor secara efisien bilamana dan dimanapun pekerjaa ini adalah cabang dari seni dan ilmu mengenai manajemen yang bertalian dengan pelaksanaan pekerjaan kantor secara efisien bilamana dan dimanapun pekerjaan itu dilakukan.
Menurut George R. Terry, dalam bukunya Adminsitrasi Perkantoran Modern karangan The Liang Gie dengan menterjemahkan ke dalam Bahasa Indonesia sebagai berikut :
Office managemen atau manajemen perkantoran adalah sebagai perencanaan, pengendalian dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta menggerakkan mereka yang melakukan agar mencapai tujuan yang telah ditentukan lebih dahulu. Ini bersangkut paut dengan peredaran hidup data dan keterangan perusahaan dari sejak penciptanya melalui pemeliharaan, penyebaran dan penciptanya melalui pemeliharaan, penyebaran dan penyimpanannya kalau memiliki tetap atau pemusnahannya kalau uang.
Pengertian Tata Ruang
Dalam melaksanakan tata usaha, suatu faktor penting yang turut menentukan kelancarannya ialah menyusun tempat kerja dan alat perlengkapan kantor dengan sebaik-baiknya. Penyusunan alat-alat kantor pada letak yang tepat serta pengaturan tempat kerja yang menimbulkan kepuasan bekerja bagi para pegawai disebut tata ruang kantor.
Untuk memperjelas pengertian tata ruang itu dapat dikutipkan 2 perumusan yaitu sebagai berikut :
1. Tata ruang kantor dapat dirumuskan sebagai penyusunan perabotan dan alat perlengkapan pada luas lantai yang tersedia.
2. Tata ruang kantor adalah penentuan mengenai kebutuhan-kebutuhan ruang dan tentang penggunaan secara terperinci dari ruang ini untuk menyiapkan suatu susunan yang praktis dari faktor-faktor fisik yang dianggap perlu bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang layak.
METODELOGI PENELITIAN
Adapun teknik pengumpulan data dilakukan melalui Library Research (peneliti kepustakaan) dan Field Research (peneliti lapangan) yaitu observasi dan wawancara.
PEMBAHASAN
A. Pedoman-Pedoman Penyusunan Tata Ruang Kantor
Dalam menyusun tata ruang untuk kerja perkantoran, ada beberapa tujuan yang perlu dicapai. Tujuan yang juga merupakan pedoman adalah sebagai berikut :
1. Pekerjaan di kantor itu dalam proses pelaksanaannya dalam menempuh jarak yang sependek mungkin.
2. Rangkaian aktivitas tata usaha dapat mengalir secara lancer.
3. Segenap ruang dipergunakan secara efisien untuk keperluan pekerjaan.
4. Kesehatan dan kepuasan bekerja para pegawai dapat terpelihara.
5. Pengawasan terhadap pekerjaan dapat berlangsung secara memuaskan.
6. Pihak luar yang mengunjungi kantor yang bersangkutan mendapat kesan yang baik tentang organisasi tersebut.
7. Susunan tempat kerja dapat dipergunakan untuk pelbagai pekerjaan dan mudah diubah-ubah sewaktu-waktu diperlukan.
Beberapa asas untuk tata ruang kantor yang terbaik adalah ; asas mengenai jarak terpendek; asas mengenai rangkaian kerja; asas mengenai penggunaan segenap ruang; asas mengenai perubahan susunan tempat kerja.
Susunan tata ruang yang baik dapat mempengaruhi kinerja pegawai. Sesuai dengan hasil tanggapan beberapa responden (50%) yang menyatakan bahwa tata ruang kantor sangat berpengaruh terhadap kinerja pegawai, misalnya kedisiplinan.
Dalam menyusun tata ruang kantor yang baik hal pertama yang dilakukan adalah merencanakan tata ruang kantor, hendaknya diketahui hubungan satuan yang melaksanakan tata usaha untuk dengan satuan-satuan lainnya. Demikian pula hendaknya diperhatikan sifat pekerjaan itu untuk menentukan letak tata ruang yang dijadikan pedoman, sebagai berikut :
1. Satuan-satuan yang tugas pekerjaannya khusus melayani publik hendaknya ditaruh di tempat yang mudah didatangi orang-orang luar itu tanpa mengganggu satuan-satuan lain.
2. Satu-satuan yang pekerjaannya berhubungan erat dengan satu sama lain hendaknya dikelompokkan pada 1 tempat.
3. Satuan pusat yang mengerjakan semua kerja ketatausahaan dari organisasi tersebut hendaknya diberi tempat di tengah-tengah, sehingga satuan lainnya dapat mudah menghubunginya.
4. Satuan tugas pekerjaannya bersikap sangat gaduh, misalnya suatu percetakan hendaknya dijauhkan dari satuan lainnya, lebih-lebih satuan yang banyak menjalankan pekerjaan otak, misalnya bagian perencanaan.